Différentes raisons peuvent pousser à organiser une soirée d’entreprise. Il peut s’agir d’un départ en retraite, de l’anniversaire de l’entreprise… C’est un événement à ne pas prendre à la légère, et il faut se préparer des semaines à l’avance pour le réussir. Si vous avez été chargé pour vous en occuper, ci-après 5 conseils utiles.
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Le budget
La première chose à penser pour l’organisation d’une soirée d’entreprise entre collaborateurs pour les fêtes de fin d’année par exemple est certainement le budget. Pour savoir à peu près ce qu’il faut débourser, on liste toutes les dépenses : la sono, les animations, la décoration, le traiteur, le photographe, le DJ, le mobilier, la salle de réception… Le coût risque de grimper très vite. Notre conseil est de prioriser pour savoir les principaux postes de dépenses. Après, il est possible d’enlever certains postes. Quoi qu’il en soit, la règle est d’évaluer le coût de l’événement à la hausse. Également, prévoyez un fonds de prévoyance pour les dépenses imprévues.
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La date
Si possible, n’organisez pas la soirée d’entreprise durant les vacances, les lundis et les vendredis après-midi. De même, oubliez les jours fériés pouvant créer des ponts ainsi que les jours où se déroulent de grands événements sociaux ou sportifs. L’idéal est de faire cela un jeudi. L’événement peut aussi être organisé en fin de semaine, mais non pas un vendredi. Quoi qu’il en soit, choisissez la date suivant la disponibilité des collègues. Dans le même volet, vous pourrez déjà aussi définir la durée de la soirée. Établissez un bon timing.
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Les activités
Si vous n’avez pas contacté une agence événementielle parce que c’est trop coûteux, vous avez intérêt à trouver des activités et des animations originales, conviviales et amusantes qui vont plaire au plus grand nombre. Et encore, elles doivent être cohérentes avec le thème ainsi que la nature de la soirée. Idéalement, optez pour des activités de groupe, cela va faire briser la glace ainsi que pousser vos collègues à interagir et à se lier. Qu’importe les activités que vous avez choisies, le plus important est que vos collaborateurs s’amusent et restent jusqu’à la fin.
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La nourriture et les boissons
C’est un point important lors d’une soirée d’entreprise donc, prévoyez assez de nourriture et de boissons afin de satisfaire tout le monde. En général, la restauration est définie suivant le nombre de participants à la soirée. Afin de suspendre vos collègues, misez sur les amuse-bouche ainsi que les sucreries sortant de l’ordinaire. Si vous avez peur de faire des erreurs, vous pourrez vous adresser à un traiteur, mais cela va alourdir le budget.
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L’ambiance musicale
Il est impensable de préparer une soirée d’entreprise sans musique. Certes, il est difficile de trouver la bonne playlist, car les morceaux convenant aux autres peuvent ne pas convenir à certains. Pour le succès de cet événement, adaptez la musique à l’ambiance et au type de festivité. On vous recommande d’aller sur les plateformes de streaming musicales proposant des playlists par thème. Si vous avez du mal à trouver un style de musique qui peut convenir à chacun, prenez un DJ. Mais n’oubliez pas qu’une bonne musique ne peut passer sans une bonne sono.