logistique
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Pourquoi avoir une logistique parfaite pour réussir un évènement ?

Quand on organise un événement professionnel, beaucoup de gens ont tendance à négliger la logistique. Or, c’est l’élément indispensable pour sa réussite. Il faut une bonne préparation et une gestion minutieuse pour éviter les erreurs. Le logistique rassemble en effet toutes les ressources nécessaires au bon déroulement de l’événement. Pour le succès de ce dernier, on vous dévoile maintenant les secrets d’une bonne logistique.

Qu’est-ce que la logistique événementielle ?

N’importe quel événement demande une organisation précise pour qu’il se déroule dans les meilleures conditions. La logistique événementielle est l’ensemble des ressources et des compétences exigées pour la réalisation et pour le bon déroulement d’un événement. Elle concerne surtout les ressources techniques. Toutefois, elle n’est pas la même selon le type d’événement. Ainsi, la logistique pour un spectacle est différente de celle d’un événement sportif. Dans la logistique événementielle, l’équipe doit tout prévoir et tout anticiper dans les moindres détails afin que personne ne manque de rien. Par exemple, si un participant veut une marque spécifique d’eco cups, l’équipe doit répondre à cette demande. C’est donc une solution personnalisée aux besoins de chaque intervenant. Elle détermine aussi le cadre ainsi que la structure de l’événement.

Une bonne gestion de la logistique événementielle

logistique événement

Pour réussir l’événement, la logistique doit prendre en compte certains éléments. Il faut avant tout bien connaître l’entreprise pour que l’événement corresponde à sa culture et à son identité. Donc, il faut identifier le porteur de projet, les convives ainsi que leur nombre. Après, on détermine le type d’événement afin de gérer parfaitement la logistique. Il faut penser à l’ambiance souhaitée pour choisir les éléments à incorporer, à la durée de l’événement et au programme. Ensuite, on s’attarde sur le lieu : ses dimensions et la logistique déjà en place. Après, on fait des études d’aménagement. C’est en ayant une vue réelle du lieu que l’on pourra facilement se projeter. Il y a encore la date pour pouvoir entamer la planification : réservations de matériels, services de transport, contact des intervenants… Il ne reste plus que l’établissement du devis de la logistique événementielle.

La composition de l’événement

C’est certainement l’étape la plus longue dans la logistique événementielle. Différentes tâches la composent. Il y a le contact des ressources humaines pour la musique, l’animation, la restauration, l’audiovisuel… Notons également la liste et l’achat ou la location des matériels nécessaires à l’événement, aux animations, à la réception et à la restauration. Précisons aussi la promotion de l’événement dans les médias et sur les réseaux sociaux. On n’oublie pas les décorations correspondant au thème pour que ce soit festif et joyeux. La création d’une documentation pour guider les convives vient après ainsi que l’organisation du stationnement des invités par un service de valet ou un personnel de sécurité. La réception et l’accueil des invités par la remise de badges ou la présence d’hôtesses à l’entrée est à ne pas négliger. Pour immortaliser l’événement, le photographe est indispensable, voire même une équipe de tournage de vidéo. Les derniers points de la logistique événementielle sont la création d’une checklist et des invitations ainsi que l’envoi de ces dernières.

Les besoins de la logistique événementielle

La logistique événementielle est cruciale dans la réussite d’un événement et elle doit se faire de façon minutieuse. Le timing est un point essentiel et il faut le respecter. Il faut bien se préparer en amont. En effet, au moindre retard, c’est tout l’événement qui sera remis en cause. Il faut également anticiper les imprévus comme les pannes. Pour cela, il est indispensable d’être très réactif et d’être capable d’agir très vite. Les participants ne doivent pas se rendre compte de n’importe quel aléa technique, même s’il est mineur. Une seule erreur dans la logistique événementielle, et c’est tout l’événement qui sera en péril. Pour ne pas arriver à cela, une organisation soignée est la meilleure préparation. Le but de tout cela est d’offrir aux invités une expérience unique et mémorable. La logistique événementielle n’est pas à la portée de tous car elle exige des compétences, de la rigueur, du temps, de l’énergie… et si on n’a pas tout cela, il est possible de l’externaliser en contactant des professionnels dans le domaine. Cela permet d’ailleurs d’avoir et de vivre un événement de grande qualité.

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